Teksti: Anna Skyttä
Ruokaohje- ja raaka-ainetietokannat muodostavat perustan tehokkaalle keittiön hallinnalle, kirjoitti amerikkalainen huippukokki Ron DeSantis eräässä uutiskirjeessään. Kun tuo perusta on kunnossa, tulee fyysisten raaka-aineiden olla keittiön saatavilla, jotta ruokaohjeiden mukaista ruokaa saadaan valmistettua. Ja tarkemmin sanottuna, jotta ruokaa saadaan valmistettua tarvittava määrä haluttuna ajankohtana, tulee raaka-aineita olla saatavilla oikea määrä oikeaan aikaan. Päivänselvää kaikille tässä vaiheessa: Raaka-aineet ja sen myötä ratkaisu löytyvät keittiön varastosta. Kuulostaa ehkä yksinkertaiselta. Riittää, että tilataan varastoon tarvittavat raaka-aineet tarvittavana ajankohtana. Voisiko se olla niin yksinkertaista?
Raaka-aineiden tilaaminen vaatii taustatyötä
Vastaus edellä olevaan kysymykseen on periaatteessa kyllä, mutta toisaalta voisi sanoa, että jo yhteen ruokaohjeeseen tarvittavien raaka-aineiden tilaaminen vaatii ammattikeittiössä taustatyötä. Ja tarvittavan taustatyön määrä kasvaa valmistettavien ruokavaihtoehtojen mukana. Ensinnäkin pitää tietää mitä tilataan ja kuinka paljon. Siihen vaikuttavat ruokaohjeiden ohella muun muassa suunnitellut annosmäärät. Toisekseen, ennen tilausta olisi hyvä tietää mitä raaka-aineita varastossa on entuudestaan ja kuinka paljon. Näiden lisäksi tilausta tehdessä pitää ottaa huomioon toimittajien toimitusajat eri raaka-aineille. Ja näiden lisäksi… listaa voisi jatkaa vielä muillakin yksityiskohdilla. Äkkiseltään yksinkertaisen kuuloinen aihe onkin siis melkoisen monimuotoinen.
Raaka-aineisiin liittyy paljon taustatietoa
Raaka-aineet muodostavat siis ammattikeittiön varaston. Kuulostaa jälleen yksinkertaiselta. Raaka-aineisiin liittyy kuitenkin paljon taustatietoa. Logistisia tietoja ovat muun muassa pakkauskoko, tuotekoodi, viivakoodi, hinta ja toimittajatieto. Näihin liittyy edelleen tieto varastossa olevien raaka-aineiden määristä muun muassa tuotannon tarpeita ajatellen. Määrien perusteella määrittyy myös varaston rahallinen arvo, joka lähes poikkeuksetta on merkityksellinen tieto ravitsemistoiminnan luonteesta riippumatta. Muita tuotteeseen liittyviä erittäin oleellisia tietoja ovat muun muassa tuoteseloste, allergeenit sekä ravintoarvotiedot.
Miten sitten hallitset kaikkea tätä tietoa ja sen ohella prosessia, joka voi äkkiseltään kuulostaa yksinkertaiselta, mutta joka lopulta vaatii lukuisien yksityiskohtien huomioon ottamista? Kaikista paras apuväline tähän hommaan on ammattikeittiöjärjestelmä, jossa kaikki edellä mainitut tiedot ovat tallessa, ja joka sen lisäksi työstää noita tietoja puolestasi.
Järjestelmä apuna keittiön varastonhallinnassa ja hankinnassa
JAMIX-keittiöjärjestelmässä hallitset ruokaohjeiden ja ruokalistojen lisäksi myös varastoa sekä tilauksia. Mikä parasta, kaikki tiedot linkittyvät järjestelmässä toisiinsa ja ohjelma hyödyntää tietoja automaattisesti useissa toiminnoissa. Kun toimittajien tuotetiedot hintoineen löytyvät järjestelmästä, se laskee automaattisesti ruokaohjeille kustannukset ja katteet. Vastaavasti järjestelmä hyödyntää tuotetietoja laskiessaan tilaustarpeet ruokalistan tai työlistan perusteella. Saat siis valmiin tarveainelistan, jonka voit lähettää edelleen ostotilauksena toimittajalle – sähköisesti suoraan järjestelmästä.
Järjestelmän avulla saat vaivattomasti kokonaiskuvan varastossa olevista tuotteista. Järjestelmään on helppo tallentaa tiedot niin toimitetuista kuin sieltä käyttöön otetuista tuotteista. JAMIX-keittiöjärjestelmä voidaan myös liittää kassajärjestelmääsi, jolloin varastosaldot päivittyvät automaattisesti ja reaaliaikaisesti, kun tuotteita tai annoksia myydään. Järjestelmän avulla voit seurata myös varastohävikkiä, jotta tiedät kuinka paljon ja mistä syistä sitä syntyy. Edellä mainittujen toimien avulla saat pidettyä varastosaldot järjestelmässä ajan tasalla, eikä tuotteiden tilannetta tarvitse lähteä erikseen varastoon tarkistamaan.
Vaikka varastoon saapuneet ja sieltä otetut tuotteet kirjattaisi järjestelmällisesti ohjelmaan, on aika ajoin syytä tehdä myös varaston inventaario. JAMIX-keittiöjärjestelmään liittyvän MOBILE-sovelluksen avulla inventaarion tekeminen on erityisen helppoa. Saat tallennettua tuotteiden määrät suoraan älylaitteella käytettävään sovellukseen, joka kulkee mukanasi varastossa.
Homma toimii, kun ammattikeittiön varasto ja hankinta ovat hallinnassa
Olitpa sitten à la carte -ravintolan keittiössä, jossa samoja ruokaohjeita hyödynnetään päivittäin tai vaikkapa henkilöstöravintolassa, jossa ruokalista vaihtuu päivittäin, niin raaka-ainetietokannan ja ruokaohjeiden ohella varasto ja sen hallinta takaavat sujuvan tuotannon keittiössä. Keittiöjärjestelmä, joka hallitsee kaikki nuo osa-alueet, on korvaamaton apuväline niin pienille kuin suurille toimijoille.
