Mikkeli är en stad i östra Finland med nästan 53 000 invånare. Staden erbjuder mattjänster främst i skolor och förskolor (F-12). Det finns 42 kök som serverar 8 000 måltider dagligen. Mikkeli har använt JAMIX kökssystem för att hantera sin mattjänst sedan 2007. Sedan början har de använt systemet omfattande: för att hantera recept, menyer, lager, upphandling och måltidsbeställningar. Utöver detta används systemet för interna beräkningar.
Mikkeli mattjänst använder JAMIX-systemet heltäckande
Mikkeli har skapat gemensamma recept i systemet, och produktionsköken använder dem i det dagliga arbetet. De får inköpslistor baserade på menyer från systemet och tar hand om inköpsorder och leveranser med det. Dessutom hanterar de måltidsbeställningar och fakturering med JAMIX och tar rapporter, berättar Produktionsplanerare Marja Jussi-Pekka.
Användningen av JAMIX-systemet är inte begränsad till produktionsköken, eftersom serviceköken använder det för måltidsbeställningar. Förutom köken använder administrationen systemet för att stödja sin verksamhet. De ekonomiska nyckeltal inom Mikkeli mattjänst baseras på interna prestationsberäkningar. JAMIX System tillhandahåller verktyg för att registrera och övervaka operativ prestation och kostnader. Menyplanering tillsammans med mångsidiga rapporter är också viktiga verktyg för att leda matproduktionen.
Kontraktsprodukter går tillförlitligt och enkelt till menyer och inköpsorder
Mikkeli är en del av en upphandlingspool för storkök i Mikkeli-regionen. Kontraktsprodukter är kopplade till recept i JAMIX-system. På det här sättet fungerar kontraktsprodukterna pålitligt genom hela matproduktionsprocessen. “Det här är verkligen en stor fördel, eftersom vi kan fördela upphandlingen till precis rätt produkter”, påpekar Jussi-Pekka.
För närvarande har olika leverantörer ett stort produktutbud. Om du inte skulle hantera upphandling med ett köksystem skulle inköpen lätt börja sprida sig när köken beställer valfria varor från vilka leverantörer de vill. Mikkeli mattjänst har arbetat systematiskt så att varje produktionskök har de rätta produkterna kopplade till recept och inköpsorder. Stora produktionskök använder kontraktsprodukter från upphandlingspoolen, och mindre kök följer sina egna kontrakt. Till exempel kan köken beställa samma bröd från olika leverantörer beroende på deras kontrakt.
JAMIX-system är ett ovärderligt verktyg inom alla områden av matproduktion
Den största nyttan med systemet för Mikkeli mattjänst kommer från hantering av måltidsbeställningar, berättar Marja Jussi-Pekka. Serviceköken gör beställningar till produktionsköken genom systemet. Systemet tillhandahåller leverans- och packningslistor enligt beställningar för produktionskök. Olika typer av produktionslistor, liksom dietetiketter, är snabba att skriva ut från systemet. Mikkeli mattjänst lagar och levererar 200-400 dietmåltider dagligen. Enbart dietmåltiderna skulle hålla en anställd upptagen om all information skulle registreras manuellt. “Jag vet verkligen inte vad vi skulle göra om vi skulle förlora den här funktionen”, skrattar Marja.
“Om vi skulle göra allt jag nämnde manuellt – skriva menyer för hand och skicka dem mellan köken eller ringa order till leverantörerna per telefon… Utan aktuell prisinformation som vi får från systemet skulle vi inte kunna tänka på måltidskostnaderna när vi planerar menyer som vi gör nu. Och jag kunde inte ens föreställa mig hur vi skulle hantera beställningar från serviceköken utan ett system. För att inte tala om att beräkna mängderna mat som ska förberedas baserat på beställningar manuellt. Åtminstone skulle antalet fel öka”, reflekterar Marja Jussi-Pekka.
JAMIX lämnar inte kunden ensam
Mikkeli mattjänst började implementeringen av JAMIX-kökssystem 2007 genom att skaffa datorer till alla kök och lära sig att använda dem. Först efter det började de faktiska skolningssessionerna för JAMIX-system. Implementeringen gick bra, eftersom personalen var motiverad och entusiastisk över systemet. De var också engagerade i det nya arbetssättet. JAMIX-system har utvecklats under åren, och skolningssessioner har arrangerats alltid efter behov. För regionala skolningssessioner har Mikkeli begärt en specialist från JAMIX. Mikkelis administratör har tagit hand om skolningssessioner inom den egna organisationen, till exempel för nya anställda.
Mikkeli mattjänst använder JAMIX administratörstjänst som tar hand om administrativa uppgifter i JAMIX-systemet. För att hantera systemet heltäckande skulle Mikkeli behöva anställa en person för det. Ur ekonomisk synvinkel är det mer bekvämt att hantera det med JAMIX administratörstjänst, berättar Marja Jussi-Pekka. En extern administratör ser också systemet på ett annat sätt jämfört med en person som har använt systemet i flera år. Hanteringen av information är professionell, och den systematiska metoden visar sig till exempel i hantering av grunddata – jämfört med en situation där flera användare skulle skapa grupper i systemet och skulle namnge produkter enligt deras eget behov eller logik.
Ett stort plus är också omedelbart stöd. “En person du känner svarar i administratörstjänst, och du får alltid hjälp.” Särskilt när det finns mer komplexa frågor är det en stor fördel att adminstratörstjänsten sorterar ut dem och tillhandahåller den färdiga svaret till kunden. Vi kontaktar också JAMIX supporttjänsten när det behövs.
Produktionsledningssystem är ett förutsättning för verksamheten i framtiden
System innebär en risk för sårbarhet, men utan dessa system skulle vi inte kunna fungera alls, påpekar Marja Jussi-Pekka. Molntjänster och webbaserade system syftar till att tackla sårbarhetsutmaningen, så att tekniska avbrott kan minimeras. IT-kunskap krävs redan nu av personalen inom mattjänster. Kunderna kräver detta också. Så alla måste kunna använda ett köksledningssystem åtminstone till viss del. Detta kräver också mycket av cheferna. De måste säkerställa att färdigheterna finns för alla, nu och i framtiden, påpekar Marja.
IT-arkitektur är lönsam vid implementering av ett köksystem
Marjas tips till en ny JAMIX-kund är att du innan implementering bör tänka noggrant på vad du vill ha från systemet. Dessutom måste du fundera på vilka funktioner du kommer att använda och hur du kommer att använda dem. Du måste tänka på de resurser du har, både när det gäller tid och personal, och definiera ansvar för ledningen. Du bör också planera lämpliga användarnivåer för olika användargrupper och besluta vem som hanterar din databas. “När du använder systemet måste du komma ihåg att allt påverkar allt. Om du ändrar något i grunddata måste du tänka på var den ändringen kommer att påverka INNAN du gör den”, påpekar Marja.
“Samarbetet med JAMIX har alltid fungerat bra för oss. JAMIX är en bra partner eftersom de lyssnar på kundens önskemål”, avslutar Marja.
