Mattjänsten i Laitila har använt JAMIX kökssystem sedan sent 1990-tal för att hantera sin köksverksamhet. Laitila är en stad med 8 500 invånare i södra Finland. De erbjuder mattjänster i skolor, förskolor och vårdinrättningar. Införandet av det webbaserade JAMIX-systemet har nyligen ökat användningen av systemet. Dessutom har systemet gett ännu fler fördelar för mattjänsten – både ekonomiskt och genom dagliga rutiner.
Webbaserade JAMIX motiverade att använda systemet mer
Determination tillsammans med det webbaserade JAMIX-systemet har fått saker att hända. “Allt handlar trots allt om inställningen, vill du ha det här eller inte. Vi förstår fördelarna med JAMIX-systemet. Det är det som driver oss framåt”, berättar kökschefen Juha Laiho. Mattjänstarbetaren Salla Kuoppa-Tiittanen fortsätter: “Vi hade detta entusiasm för det webbaserade systemet. Du kan använda det på en surfplatta också.”
Juha och Salla är administratörer av JAMIX System. Förutom dem använder kockarna systemet i sitt dagliga arbete. Efter skolning och användning av systemet alla har en positiv inställning till programvaran. Laitila publicerar sina menyer online direkt från systemet med JAMIX MENU tjänst. På så sätt når JAMIX-systemet även slutkunderna.
“JAMIX är den röda tråden för vår köksverksamhet.”
Båda administratörerna erkänner många fördelar med att använda systemet. “JAMIX ger oss ekonomiska riktlinjer för verksamheten. Vi kan se i systemet hur vi har spenderat våra pengar. Genom att optimera portionsstorlekarna kan vi fördela pengarna dit vi vill ha dem”, säger Juha. Salla fortsätter: “Med JAMIX har vi kunnat hålla vår budget. Å andra sidan har vi kunnat göra besparingar som vi har kunnat använda till något speciellt. Till exempel kunde vi investera mer i julbordet.”
Systemet tillhandahåller verktyg för att prognostisera åtgången, och det är lätt att göra ändringar i recepten om det behövs. Systemet ger också en enorm fördel när det gäller att beräkna ordermängder: “Jag lagar mat för mer än 1000 personer. Om jag skulle tänka på mängderna för köttfärs och potatis själv skulle det bara vara hemskt. JAMIX gör beställningen så mycket enklare. Vi beställer den mängd som finns i receptet“, berättar Salla genom ett exempel från verkligheten. Order som har rätt mängder hjälper till med lagerhantering. “Vi har inget onödigt här, så det är lätt att hålla ordning på lagret”, förklarar Juha.
Verksamheten går smidigt och noggrant tack vare systemet: “Jag väger ingredienser enligt receptet, och jag vet att portionsstorlekarna och antalet portioner kommer att räcka. Ingen gissning behövs”, påpekar Salla. “Nu när vi finslipar våra recept kommer portionsstorleken att vara på plats. Vi beställer och lagar mat efter det. Det har varit fantastiskt att märka under vägen att svinn är obefintligt.”
Juha betonar också vikten av att övervaka svinn och tar upp annan informationshantering: “JAMIX har den information du behöver för livsmedelssäkerhet. Det inkluderar information om priser och näringsinnehåll.” Systemet och den information det innehåller ger också stöd för nya anställda. “Det är också en investering för framtiden, inte bara för oss som arbetar här nu”, säger Juha.
JAMIX MENU applikation främjar öppenhet gentemot kunderna
Laitila publicerar sina menyer online med JAMIX MENU tjänst. “Med MENU tjänst kan vi kommunicera innehållet i den mat vi serverar. Öppenhet är vårt mål, och vi arbetar för det”, förklarar Juha. Du kan också kommunicera information om specialkost genom JAMIX MENU tjänst: “Det finns kunder med specialkost, och vi har instruerat dem att hitta informationen i JAMIX MENU-applikationen. Vi strävar efter att ha all den informationen där”, specificerar Salla.
Laitila främjar aktivt JAMIX MENU tjänst så att kunderna börjar använda applikationen. “Jag bildade en matkommitté, och vi har studenter från olika skolor som deltar. Jag tog med Jamix till kommittén också, och nu främjar studenterna applikationen. Det var också trevlig att en lärare kom och berättade för oss att hon hade börjat använda JAMIX MENU-applikationen så snart den blev tillgänglig och att hon var mycket nöjd med den”, berättar Juha. I framtiden kommer den online-menyn att läggas till i avsnittet “Vad serveras i skolan idag” på Laitilas webbplats.
Programvaror kommer att spela en stor roll i köket också i framtiden
Salla och Juha är oroade över det begränsade antalet yngre personer i branschen. För närvarande utgör även externa hot som Covid-pandemin. Å andra sidan ser Juha att ett system hjälper till att minska potentiella hot relaterade till ursprunget av mat, till exempel: “Transparensen som JAMIX MENU-tjänsten ger oss. Du kan se vad vår mat är gjord av. Du har all information där.”
Även om människor kommer att laga mat fysiskt även i framtiden, kommer systemens roll att växa. “Branschen kommer att vara snabbare. Systemen du har känt till vid en tidpunkt kommer inte nödvändigtvis att vara detsamma i framtiden”, förutspår Salla.
Erfarenheter om implementering och samarbete med JAMIX
Även om Laitila hade använt JAMIX-systemet under lång tid övergick de till det webbaserade systemet genom ett implementeringsprojekt. “Jag trodde att det skulle vara ett hårt arbete och att det skulle ta mycket tid att även uppdatera våra recept. Nu när jag tänker tillbaka på det, var det inte så stort när vi började arbeta med det”, minns Salla. Juha fortsätter: “Motivationen var så stark. Det här är verkligen ett bra system nu, när också tillverkarnas näringsvärden inkluderades direkt i programmet genom JAMIX produktinformationstjänst.”
Juha betonar vikten av skolning vid implementeringen av systemet: “Det har en enorm betydelse hur du engagerar människor och hur du säljer idén till dem. Stödet i början är en stor grej.” Salla påpekar att det är viktigt att börja använda systemet direkt efter skolningen: “Du kommer att glömma bort saker om du inte börjar använda systemet direkt.”
Båda säger att samarbetet har gått bra med JAMIX, både vad gäller kundansvarig och användarsupport. “Det är riktigt bra att det finns en utsedd kontaktperson”, berömmer Juha.
Tips till en ny JAMIX-kund
“Du måste budgetera tid och pengar för att implementera JAMIX. Vi hanterar JAMIX parallellt med arbetet, så det är inte omöjligt om du inte har någon som kan göra det. Ändå kräver hanteringen av systemet tid och tålamod”, påpekar Juha. “Systemet kan inte hjälpa dig om du inte lägger in din information i det. Och informationen bör vara korrekt från början. När du har informationen i systemet kommer du att dra nytta av den i framtiden. Du blir snabbare med systemet när du använder det, så du behöver mindre och mindre tid för att göra det. Och sedan får du recept och all annan information ur det. Ändå kommer detta aldrig att vara avslutat vid något tillfälle, du måste arbeta kontinuerligt”, råder Salla.
Juha påpekar resultaten du får för det arbete som investerats i systemet: “När du har tålamod att göra saker noggrant kommer det att belöna dig, och vi har upplevt det. Vi har berömt JAMIX varje vecka. Så det kräver tid och pengar, men det kommer att betala tillbaka sig. Vi genererar en minimal mängd matsvinn.”
